BİART A.Ş. katılımcı fuar salonuna geldiğinde talep edilen şekilde hazırlanmış standı ve standına taşınmış sandıklarını kendisine teslim teslim etmektedir.

Katılımcının yapması gereken, daha önce planladığı şekilde standını dekore etmek ve ürünlerini yerleştirmektir. Boşalan sandık ve koliler görevli elemanlarca toplanıp, fuar bitişinde geri getirilmek üzere depolanacaktır.

Standın hazırlanması sırasında karşılaşılabilecek problemler imkan dahilinde görevli elemanlarca çözülecektir. Ancak salonda talep edilecek malzemelerin mevcudiyeti ve fiyatı bu noktada problem çıkmasına sebep olabilir. Bu sebeple planlamayı fuardan önce, uygun şekilde ve zamanında yapmak gerekir.

Fuara konsantre olabilmenin ve stressiz başarılı bir fuar geçirmenin yolu doğru planlamadan geçmektedir.

Standın dekorasyonunu ve ürünlerin yerleştirilmesini tamamlandıktan sonra, bazı fuarlarda halının üzerine açılan naylonu mutlaka toplayıp, standı temizlemek gerekmektedir

Fuar bitiminde standınıza getirilecek sandıklarınızı aynen gelişteki şekli ile hazırlamanız nakliyede problem yaşanmasını engelleyecek, dolayısıyla ürünlerinizin sağlıklı ve zamanında size ulaşmasını sağlayacaktır.

Bir fuardaki başarıyı en fazla etkileyen unsur, fuar sırasında standın organizasyonu ve işletilmesidir. Standa gelen ziyaretçiyi potansiyel müşteri haline getirmek bu noktada başarılması gereken önemli bir görevdir.

STANT PERSONELİ
Fuarlarda görevlendirilecek personelde bulunması gereken özellikler;

  • Satış teknikleri konusunda eğitimli ve tecrübeli olmalı,
  • Sergilenen ürünleri tüm özellikleriyle tanıyor olmalı,
  • İnsan ilişkileri kuvvetli ve girişken olmalı,
  • Kendisine, firmasına ve ürünlere güveni tam olmalı,
  • İfade kabiliyeti kuvvetli olmalı,
  • Her ortama uyum sağlayabilmeli,
  • Yabancı dili (İngilizce, mümkünse ikinci bir yabancı dil) çok iyi olmalı,
  • Fuar tecrübesi olmalı,
  • Dayanıklı ve sağlıklı olmalı,
  • Seyahat etmekten zevk almalı.

Bazı görevler için yerel personel kullanmak ekonomikliği açısından daha uygundur. Bu görevleri standın hazırlanması ve toplanmasında yardımcı olmak, çay-kahve servisi yapmak, stant dışı getir-götür işleri, stant mankenliği ve tercüme olarak sayabiliriz. Bu tür elemanlar genel kural olarak fuar idaresinden talep edilmek zorundadır. BİART A.Ş. bu tür talepleri önceden toplayarak, fuar sırasında görevlendirilecek yerel elemanları organize etmektedir. Ancak burada ülkenin şartları bazen kısıtlayıcı olabilmektedir.

Standın ve firmanın büyüklüğüne göre bir fuarda görev alacak personel şunlardır;

  • Firma üst seviye yöneticisi (Yön. Kur. Bşk. Veya üyesi, Genel Müdür, İşletme Müdürü v.s.)
  • Stand Yöneticisi (Standın organizasyon ve işletilmesinden sorumlu)
  • Teknik Personel (Teknik danışma, bilgi verme ve ürünlerin çalıştırılması, demonstrasyonundan sorumlu)
  • Ticari Personel (Satış ve teslimat şartlarıyla ilgili)
  • Ülke Temsilcisi veya Sorumlusu (Ülkeyle ilgili ihracat ve mevzuattan sorumlu)
  • Tercüman
  • Basın ve Halkla İlişkiler Sorumlusu (Tanıtımdan sorumlu)
  • Stand Asistanları (Ziyaretçiyi bilgilendirmekten sorumlu)
  • Hizmet Personeli (Büro işleri, çay-kahve servisi, güvenlik ve temizlikten sorumlu)

Söz konusu fuarların yurt dışında olduğu düşünülürse bu şekilde bir ekibin fuara götürülmesinin son derece yüksek maliyetler vereceği ortadadır. Bu sebeple her firma kendi büyüklüğüne, standının yapısına ve ülke gereklerine göre bu görevlerin birkaçını tek bir personele yüklemek zorunda kalacaktır. Ancak yukarıda sayılan görevlerin hiçbirinin açıkta kalmamasına dikkat etmek gerekir.

Fuarda görev alan her bireyin bu görevlendirmenin bir mükafat olmadığı, tam tersine son derece büyük sorumluluklar isteyen stresli ve yorucu bir iş olduğunun şuurunda olması gerekir. Dolayısıyla personelin fuardan öncesi iyi hazırlanması ve motive edilmesi kaçınılmazdır. Personel sayısı arttıkça, görevlerin yerine getirilme başarısı da artacaktır.

Fuara giden personelin bilgilendirilmesi gereken konular şunlardır;

  • Ürün Yelpazesi ve Hizmetler
  • Fiyatlar ve teslimat şartları
  • Rekabet edilen Ürünler ve Rekabet Durumu
  • Hedef Kitle
  • Fuara gelecek Ziyaretçi Profili
  • Önemli Müşteriler ve Potansiyel Müşteriler
  • Ziyaretçilerin Yazılı Raporlanması
  • Stant Düzeni ve Görev Dağılımı
  • Fuar Alanı ve Fuar Salonu
  • Fuarın Firma için önemi